1. Kto jest administratorem danych
Administratorem Twoich danych osobowych jest Bartosz Wilczyński, przedsiębiorca prowadzący serwis Beyond Epic, ul. Stanisława Przybyszewskiego 64/41, 30-128 Kraków, NIP 5130136462, REGON 386719611 (dalej: „my”). W sprawach danych osobowych napisz na kontakt@beyondepic.pl. Nie wyznaczyliśmy inspektora ochrony danych.
2. Jakie dane zbieramy i po co
Przeglądanie Serwisu
Gdy otwierasz stronę, serwer zapisuje w logach dane techniczne: adres IP, datę i godzinę, adres strony oraz typ przeglądarki i systemu. Potrzebujemy ich, żeby Serwis działał, był bezpieczny i żebyśmy mogli wykrywać błędy oraz nadużycia. Adres IP służy też do ograniczania liczby wiadomości wysyłanych do Asystenta i przez formularz: trzymamy go wtedy krótko, tylko w pamięci serwera, bez zapisu w bazie danych. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Statystyki odwiedzin i nagrania wizyt
Korzystamy z narzędzia PostHog (serwery w Unii Europejskiej), żeby wiedzieć, jak ludzie korzystają z Serwisu, co działa, a co nie, i ile osób przechodzi do organizatorów. Zbieramy: odwiedzone strony (adres z parametrami), stronę, z której do nas trafiasz, kliknięcia i inne interakcje z elementami strony (w tym z linkami do organizatorów: jaki wyjazd, organizator i cena), przybliżoną lokalizację (kraj, miasto), typ urządzenia i przeglądarki, rozmiar ekranu, szybkość ładowania strony oraz błędy, które wystąpiły na stronie.
- Identyfikator w przeglądarce. PostHog zapisuje w Twoim urządzeniu losowy identyfikator (plik cookie i wpis w pamięci przeglądarki, ważny 12 miesięcy). Dzięki niemu widzimy, że to kolejna wizyta tej samej osoby, i łączymy wizyty w jeden profil. Profil jest anonimowy: nie łączymy go z Twoim imieniem, adresem e-mail ani kontami w innych serwisach i nie używamy go do reklam.
- Nagrania wizyt. PostHog nagrywa przebieg wizyty (tzw. session replay): przewijanie, ruchy kursora, kliknięcia i to, co widać na ekranie, także rozmowę z Asystentem. Tekstu wpisywanego w pola formularzy nie nagrywamy. Z tych danych powstają też mapy kliknięć. Nagrania przechowujemy 30 dni.
- Bez adresu IP. PostHog nie przechowuje Twojego adresu IP. Używa go tylko w chwili odbioru danych, żeby ustalić przybliżoną lokalizację.
Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes: ulepszanie Serwisu, wykrywanie błędów i mierzenie jego skuteczności (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Możesz w każdej chwili wnieść sprzeciw albo wyłączyć statystyki na swoim urządzeniu (zob. Cookies i pamięć przeglądarki). Organizatorom przekazujemy wyłącznie zbiorcze liczby, np. ile osób kliknęło ich ofertę.
Asystent (czat AI)
Treść wiadomości, które piszesz do Asystenta, wysyłamy do firmy Anthropic, która dostarcza model językowy Claude. Model generuje odpowiedź i wybiera pasujące oferty. Nie przekazujemy Anthropic Twojego adresu IP ani innych danych, które by Cię identyfikowały. Anthropic przetwarza te dane w naszym imieniu, nie używa ich do trenowania modeli i przechowuje je przez ograniczony czas zgodnie ze swoimi zasadami.
Nie zapisujemy rozmów w naszej bazie danych. Historia rozmowy (do 30 ostatnich wiadomości) zostaje tylko w Twojej przeglądarce, żeby po przejściu na inną stronę rozmowa nie znikała. Usuniesz ją przyciskiem „Nowa rozmowa”. Rozmowa może być też widoczna w nagraniach wizyt, które przechowujemy 30 dni (zob. wyżej). Prosimy: nie wpisuj w czacie danych osobowych. Do znalezienia wyjazdu wystarczą kierunek, termin, budżet i poziom jazdy.
Podstawą prawną jest świadczenie usługi, o którą prosisz, pisząc do Asystenta (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w zakresie limitów wiadomości nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Formularz kontaktowy i e-mail
Gdy piszesz do nas przez formularz lub e-mailem, przetwarzamy Twoje imię, adres e-mail i treść wiadomości. Formularz wysyłamy jako e-mail przez usługę Resend na naszą skrzynkę pocztową. Nie zapisujemy wiadomości w bazie danych Serwisu. Dane wykorzystujemy, żeby odpowiedzieć i prowadzić korespondencję. Podstawą prawną jest nasz prawnie uzasadniony interes (art. 6 ust. 1 lit. f RODO), a gdy piszesz w sprawie współpracy, także działania przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
Organizatorzy: zamówienia, faktury i program partnerski
Gdy organizator kupuje Wyróżnienie albo przystępuje do Programu partnerskiego, przetwarzamy dane potrzebne do umowy i faktury: nazwę firmy i NIP albo, jeśli kupujesz jako osoba prywatna, imię i nazwisko, a także adres, adres e-mail, dane osób kontaktowych, historię zamówień i płatności oraz zestawienia rezerwacji z kodem rabatowym (bez danych uczestników wyjazdów). Dane z faktury możemy sprawdzić w publicznym wykazie podatników VAT Ministerstwa Finansów. Danych karty nie widzimy: płatność obsługuje Stripe na swojej stronie.
Podstawy prawne: zawarcie i wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), obowiązki podatkowe i księgowe, w tym wystawianie faktur w KSeF (art. 6 ust. 1 lit. c RODO), oraz nasz prawnie uzasadniony interes: kontakt z osobami reprezentującymi organizatora i dochodzenie roszczeń (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Podanie danych do faktury jest wymogiem ustawowym. Bez nich nie możemy sprzedać usługi.
Dane organizatorów z publicznych źródeł
Oferty pobieramy z publicznie dostępnych stron organizatorów. Jeśli organizator prowadzi jednoosobową działalność, jego imię i nazwisko może być częścią nazwy firmy, którą pokazujemy przy ofertach, razem z danymi kontaktowymi firmy i zbiorczą oceną z publicznych serwisów opinii. Robimy to w prawnie uzasadnionym interesie, żeby pokazywać i porównywać oferty dostępne na rynku (art. 6 ust. 1 lit. f RODO). Organizator może w każdej chwili wnieść sprzeciw. Wtedy usuwamy jego dane z Serwisu.
Przejście do organizatora
Gdy klikniesz „Rezerwuj u organizatora”, Twoja przeglądarka otworzy stronę organizatora. Do adresu dodajemy oznaczenie (parametry UTM), że przychodzisz z Beyond Epic. Nie przekazujemy organizatorom Twoich danych osobowych. Od tej chwili organizator jest osobnym administratorem danych, które zbiera na swojej stronie, i obowiązuje jego polityka prywatności.
3. Komu powierzamy dane
Dane powierzamy firmom, które świadczą dla nas usługi, na podstawie umów powierzenia przetwarzania danych. Firmy te mogą przetwarzać dane wyłącznie na nasze polecenie:
| Firma | Do czego | Siedziba, serwery |
|---|---|---|
| Vercel Inc. | hosting Serwisu | USA, serwery we Frankfurcie |
| Supabase, Inc. | baza danych i pliki Serwisu | USA, serwery we Frankfurcie |
| PostHog, Inc. | statystyki odwiedzin i nagrania wizyt | USA, serwery we Frankfurcie (PostHog Cloud EU) |
| Anthropic PBC | model językowy Claude, który obsługuje Asystenta | USA |
| Resend, Inc. | wysyłka wiadomości z formularza kontaktowego | USA |
| OVH SAS | poczta e-mail | Francja |
| Stripe Payments Europe, Limited | płatności online organizatorów | Irlandia |
| inFakt sp. z o.o. | wystawianie faktur i księgowość | Polska |
Stripe w zakresie zapobiegania oszustwom i obowiązków regulacyjnych działa jako osobny administrator danych. Faktury trafiają do Krajowego Systemu e-Faktur (Ministerstwo Finansów). Dane możemy też przekazać organom publicznym, jeśli wymaga tego prawo.
4. Przekazywanie danych poza EOG
Część naszych dostawców to firmy z USA. Tam, gdzie to możliwe, wybieramy serwery w Unii Europejskiej. Jeżeli dane trafiają do USA, odbywa się to na podstawie decyzji Komisji Europejskiej o odpowiednim stopniu ochrony (EU-US Data Privacy Framework), gdy dostawca uczestniczy w tym programie, albo na podstawie standardowych klauzul umownych zatwierdzonych przez Komisję Europejską (art. 46 ust. 2 lit. c RODO). Kopię zabezpieczeń możesz otrzymać, pisząc na kontakt@beyondepic.pl.
5. Jak długo przechowujemy dane
- Logi serwera: krótko, zwykle kilka dni, najdłużej 30 dni.
- Statystyki odwiedzin: do 12 miesięcy. Nagrania wizyt: 30 dni.
- Identyfikator PostHog w przeglądarce: 12 miesięcy od ostatniej wizyty, chyba że usuniesz go wcześniej.
- Rozmowy z Asystentem: nie przechowujemy ich na naszych serwerach. Historia w Twojej przeglądarce zostaje, dopóki jej nie usuniesz.
- Korespondencja: przez czas potrzebny do załatwienia sprawy, a potem do 3 lat od ostatniej wiadomości, na wypadek roszczeń.
- Faktury i dokumenty księgowe: 5 lat od końca roku, w którym upłynął termin zapłaty podatku. Pozostałe dane organizatorów: do upływu terminów przedawnienia roszczeń z umowy.
6. Twoje prawa
Masz prawo:
- dostępu do swoich danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przeniesienia danych, które przetwarzamy na podstawie umowy,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na naszym prawnie uzasadnionym interesie, w tym wobec statystyk,
- wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa), jeśli uważasz, że naruszamy przepisy.
Żeby skorzystać z tych praw, napisz na kontakt@beyondepic.pl. Odpowiemy w ciągu miesiąca. Statystyk nie łączymy z Twoim imieniem ani adresem e-mail, więc zwykle nie będziemy w stanie wskazać, które z nich dotyczą Ciebie (art. 11 RODO). Nie podejmujemy wobec Ciebie decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne. Asystent tylko podpowiada wyjazdy.
7. Cookies i pamięć przeglądarki
Pliki cookie i pamięć przeglądarki wykorzystujemy do statystyk (PostHog) i do działania funkcji, z których korzystasz. Nie używamy plików cookie reklamowych ani takich, które śledzą Cię na innych stronach.
| Nazwa | Rodzaj | Do czego i jak długo |
|---|---|---|
| ph_…_posthog | plik cookie, pamięć przeglądarki i pamięć sesji | statystyki PostHog: losowy identyfikator i dane bieżącej wizyty, 12 miesięcy |
| __ph_opt_in_out_… | pamięć przeglądarki (localStorage) | tylko jeśli wyłączysz statystyki: zapamiętuje tę decyzję |
| be-chat-v1 | pamięć przeglądarki (localStorage) | historia rozmowy z Asystentem, do czasu kliknięcia „Nowa rozmowa” |
| be-chat-teaser | pamięć sesji (sessionStorage) | żeby nie pokazywać ponownie zachęty do czatu, do zamknięcia karty |
| be-compare | pamięć przeglądarki (localStorage) | wyjazdy dodane do porównania (najwyżej 3), do czasu ich usunięcia |
| be_admin | plik cookie | tylko dla administratorów Serwisu: sesja panelu administracyjnego, 30 dni |
Wpisy Asystenta, porównania i panelu administracyjnego są niezbędne do działania funkcji, o które prosisz. Wszystkie powyższe informacje możesz w każdej chwili usunąć lub zablokować w ustawieniach przeglądarki. Statystyki możesz też wyłączyć na tym urządzeniu tutaj:
Strona płatności Stripe działa w domenie Stripe i używa własnych plików cookie (zasady opisuje polityka prywatności Stripe).
8. Mapy i zdjęcia z innych serwerów
Niektóre elementy strony Twoja przeglądarka pobiera bezpośrednio z serwerów innych firm: podkłady map z OpenStreetMap i OpenSnowMap, zdjęcia ośrodków z Wikimedia Commons, a część zdjęć wyjazdów z serwerów organizatorów. Przy takim pobraniu serwer drugiej strony otrzymuje Twój adres IP i podstawowe informacje o przeglądarce, bo bez tego nie może wysłać obrazu. Nie przekazujemy tym firmom żadnych innych danych. Ich zasady przetwarzania danych opisują ich polityki prywatności.
9. Zmiany polityki
Gdy zmienimy sposób przetwarzania danych, zaktualizujemy tę politykę i datę na górze strony. O istotnych zmianach poinformujemy w Serwisie. Zasady korzystania z Serwisu opisuje Regulamin.